Dipartimento AmministrazioneMissioniIMPORTANTE: Nuove regole sulla tracciabilità dei rimborsi

IMPORTANTE: Nuove regole sulla tracciabilità dei rimborsi

In ottemperanza alla Legge n. 207 del 30/12/2024, a partire dal 1° gennaio 2025 sono state introdotte nuove modalità per il trattamento fiscale dei rimborsi spesa.

1. Obbligo di Tracciabilità per l'esenzione fiscale

Per far sì che il rimborso spese non sia tassato in busta paga (IRPEF), le seguenti tipologie di spesa devono essere tassativamente effettuate con metodi di pagamento tracciabili:

• Vitto: ristoranti, bar e somministrazione di alimenti/bevande;
• Alloggio: hotel, strutture ricettive e prestazioni alberghiere;
• Trasporti pubblici non di linea: taxi, noleggio auto e noleggio con conducente (NCC).

2. Strumenti di pagamento ammessi

Sono considerati tracciabili i pagamenti effettuati tramite:

• Carte di credito, Carte di debito (Bancomat) e pagamenti elettronici (es. Apple Pay, Google Pay);
• Bonifici bancari o postali;
• Assegni bancari o circolari.

3. Documentazione da presentare

Per ottenere il rimborso non tassato, il richiedente deve allegare alla missione:

1. Giustificativo di spesa: fattura, ricevuta fiscale o scontrino parlante;
2. Prova del pagamento: ricevuta del POS, estratto conto o attestazione dell'avvenuto pagamento tracciabile. L’alternativa semplificata è rappresentata da un documento commerciale che indichi come modalità di pagamento, ad esempio, “pagamento elettronico”. L'Amministrazione è tenuta per legge a verificare la corrispondenza tra il giustificativo e la prova di tracciabilità.

4. Cosa succede in caso di pagamento in contanti?

Le spese sostenute in contanti restano rimborsabili, ma con una penalizzazione fiscale:

Attenzione: L'importo rimborsato per spese in contanti sarà interamente assoggettato a tassazione IRPEF e concorrerà alla formazione del reddito imponibile del dipendente.

• Per le missioni all'estero, l'Agenzia delle Entrate (Circolare n. 15/E 2025) ha chiarito che non vige l'obbligo di tracciabilità (pagamento con carta/bancomat) per la non imponibilità fiscale.
• Documentazione: Resta obbligatorio conservare i giustificativi originali (fatture, ricevute parlanti, carte d'imbarco)