Missioni 2

IMPORTANTE: Nuove regole sulla tracciabilità dei rimborsi (Legge di Bilancio 2025)

In ottemperanza alla Legge n. 207 del 30/12/2024, a partire dal 1° gennaio 2025 sono state introdotte nuove modalità per il trattamento fiscale dei rimborsi spesa.

1. Obbligo di Tracciabilità per l'esenzione fiscale

Per far sì che il rimborso spese non sia tassato in busta paga (IRPEF), le seguenti tipologie di spesa devono essere tassativamente effettuate con metodi di pagamento tracciabili:

Vitto: ristoranti, bar e somministrazione di alimenti/bevande;
Alloggio: hotel, strutture ricettive e prestazioni alberghiere;
Trasporti pubblici non di linea: taxi, noleggio auto e noleggio con conducente (NCC).

2. Strumenti di pagamento ammessi

Sono considerati tracciabili i pagamenti effettuati tramite:

Carte di credito, Carte di debito (Bancomat) e pagamenti elettronici (es. Apple Pay, Google Pay);
Bonifici bancari o postali;
Assegni bancari o circolari.

3. Documentazione da presentare

Per ottenere il rimborso non tassato, il richiedente deve allegare alla missione:

Giustificativo di spesa: fattura, ricevuta fiscale o scontrino parlante;
Prova del pagamento: ricevuta del POS, estratto conto o attestazione dell'avvenuto pagamento tracciabile. L’alternativa semplificata è rappresentata da un documento commerciale che indichi come modalità di pagamento, ad esempio, “pagamento elettronico”. L'Amministrazione è tenuta per legge a verificare la corrispondenza tra il giustificativo e la prova di tracciabilità.

4. Cosa succede in caso di pagamento in contanti?

Le spese sostenute in contanti restano rimborsabili, ma con una penalizzazione fiscale:

Attenzione: L'importo rimborsato per spese in contanti sarà interamente assoggettato a tassazione IRPEF e concorrerà alla formazione del reddito imponibile del dipendente.

Per le missioni all'estero, l'Agenzia delle Entrate (Circolare n. 15/E 2025) ha chiarito che non vige l'obbligo di tracciabilità (pagamento con carta/bancomat) per la non imponibilità fiscale.
Documentazione: Resta obbligatorio conservare i giustificativi originali (fatture, ricevute parlanti, carte d'imbarco)

Ai fini del rimborso, per “missione” si intende lo svolgimento di attività istituzionali nell’interesse dell’Università degli Studi di Firenze, effettuate in via transitoria e temporanea fuori dall'ordinaria sede di servizio (sia in Italia che all’estero).

Affinché l’attività sia configurabile come missione, devono sussistere i seguenti requisiti:

Soggetti	Distanza	Durata
Personale con rapporto di lavoro subordinato (indeterminato o determinato)	Maggiore di 10 km dalla sede di servizio	Non inferiore a 4 ore

Oltre alle missioni in presenza, è possibile richiedere il rimborso per la partecipazione a corsi e convegni telematici; per le modalità operative si rimanda alla pagina dedicata

Soggetti interessati

Possono essere autorizzati a compiere missioni (previa verifica della copertura finanziaria e dell'inserimento nei progetti di ricerca):

Professori e ricercatori;
Assegnisti di ricerca e titolari di borse di ricerca;
Dottorandi di ricerca e specializzandi (ex art. 18 comma 5, Legge 240/2010) inseriti nei progetti di ricerca;
Studenti di corsi di laurea magistrale (nell'ambito di specifiche attività formative);
Personale tecnico-amministrativo (T-A) a tempo indeterminato e determinato;
Lavoratori parasubordinati;
Personale esterno (dipendenti di altre pubbliche amministrazioni, anche straniere), equiparati nel trattamento a qualifiche equivalenti dell'Ateneo.

Prima di partire

Le richieste di autorizzazione devono essere inoltrate, preferibilmente con almeno 5 giorni di anticipo rispetto alla partenza, tramite l’applicativo U-WEB MISSIONI. L’accesso è riservato al personale dipendente o equiparato in possesso delle credenziali di Ateneo.

Nel modulo online è necessario specificare:

Località della missione: deve trovarsi a una distanza superiore a 10 km dalla sede di servizio. Nota: per località raggiungibili in meno di 90 minuti non è previsto il rimborso delle spese di alloggio.
Oggetto della missione: fornire una descrizione dettagliata, indicando l’Ente o l’Azienda ospitante;
Durata prevista: indicare giorno e ora di inizio e fine missione (la durata complessiva non può essere inferiore a 4 ore).
Copertura finanziaria: indicare l'importo presunto, l'assegnatario del budget e il fondo su cui graverà la spesa (selezionando la voce "fondi di progetto").

Nota importante: Prima dell'inserimento, è necessario verificare con il personale amministrativo di essere formalmente inseriti nel progetto di ricerca. In caso contrario, il progetto non apparirà nel menu a tendina e la procedura non potrà essere completata.

Mezzo di trasporto: specificare il mezzo utilizzato. L’uso di mezzi straordinari (mezzo proprio o taxi extraurbano) deve essere accompagnato da un’idonea motivazione. Attenzione: È fatto divieto assoluto di utilizzare il mezzo proprio senza preventiva autorizzazione. In nessun caso è consentita l’autorizzazione a ratifica.

Attenzione: Per motivi assicurativi la richiesta di autorizzazione deve essere effettuata sempre, anche in caso di missione che non prevede costi o prevede costi a carico di altro ente.

Casi particolari: i dottorandi del ciclo in corso dovranno utilizzare la modulistica cartacea (disponibile anche online) fino all’effettivo stanziamento dei fondi di dottorato.
Nota bene: tra gennaio e la metà di febbraio, le richieste di autorizzazione inserite nel gestionale non riceveranno il visto contabile (necessario per la copertura finanziaria), fino alla chiusura delle operazioni di migrazione del bilancio. Tali operazioni si concludono solitamente entro il mese di febbraio; fino ad allora, le richieste resteranno regolarmente caricate ma in attesa di validazione.

Richiesta di anticipo

La richiesta di anticipo deve essere effettuata contestualmente all'inserimento dell'autorizzazione, selezionando la casella "Richiesta anticipo" nel menu a tendina "Spese a preventivo".

Cosa può essere anticipato: spese di viaggio, alloggio e quote di iscrizione a convegni.
Documentazione necessaria: è obbligatorio allegare i preventivi o i giustificativi di spesa nella sezione "Dettaglio spese" dell'applicativo.

Trattamento economico per missioni all'estero

In alternativa al rimborso analitico (documentato), il personale dipendente in missione all’estero può richiedere, oltre al rimborso delle spese di viaggio, una somma forfettaria. Tale importo è determinato secondo la Tabella 5 del Regolamento Missioni ed è soggetto a tassazione. La tabella dei paesi è presente nelle Linee Guida del Regolamento Missioni

Flusso di approvazione

Si specifica che l'autorizzazione del Responsabile del Progetto (copertura finanziaria) e quella del Direttore di Struttura (autorizzazione istituzionale) sono procedure disgiunte. I due soggetti possono pertanto approvare la richiesta in momenti diversi, senza un ordine di precedenza vincolante. Una volta ottenuta l’approvazione del Responsabile del Progetto e del Direttore di Struttura, l’Ufficio Missioni provvede all'apposizione del visto amministrativo (verifica della documentazione) e di quello contabile (attestazione della copertura finanziaria).

In missione

Documentazione e rimborsi

Durante la missione, è fondamentale conservare tutte le ricevute di spesa e i documenti di viaggio.

Documenti cartacei: devono essere consegnati in originale presso la segreteria amministrativa.
Requisiti di validità: ogni documento deve essere perfettamente leggibile e riportare chiaramente data, ora, luogo, soggetto emittente e intestatario.

Si ricorda che non è ammesso il rimborso di spese sostenute per conto di terzi (altri soggetti o colleghi).

Per conoscere i massimali e i limiti di spesa rimborsabili, si invita a consultare il Regolamento per le missioni e il rimborso spese e le Linee Guida ufficiali.

Disposizioni specifiche per i rimborsi dei taxi

Requisiti AgE

L’Agenzia delle Entrate (interpello 142/2024) richiede un giustificativo che contenga:

Data del servizio
Nome del prestatore
Percorso effettuato
Corrispettivo pagato

Insufficienza della contabile

La sola ricevuta del pagamento elettronico non è sufficiente.

È necessario richiedere una ricevuta dettagliata al tassista.

Disposizioni specifiche per rimborsi Vitto e Alloggio
Pasti e somministrazione

Spese non rimborsabili:

consumazioni fatte nel comune della sede di servizio o di residenza/domicilio;
snack, aperitivi o altre consumazioni non riconducibili ai pasti principali.

Documentazione richiesta: per ottenere il rimborso è necessario presentare documenti fiscali (fatture, ricevute o scontrini) che siano rigorosamente dettagliati (c.d. "scontrino parlante"). Il documento deve riportare:

Ragione sociale dell'esercente;
Dettaglio delle voci consumate;
Numero di coperti;
Data e ora.

Attenzione: Le sole ricevute del POS o gli estratti conto bancari non sono validi ai fini del rimborso, in quanto non riportano il dettaglio della consumazione (necessario per distinguere un pasto da una consumazione non ammessa).

Alloggio

Le spese per il pernottamento sono rimborsabili esclusivamente previa presentazione di fattura o ricevuta fiscale da cui risultino chiaramente:

Nominativo dell'intestatario (chi paga);
Nome dell'ospite (chi fruisce del servizio);
Periodo di soggiorno (che deve coincidere con le date della missione).

Il rimborso è strettamente individuale e viene corrisposto nei limiti e secondo le modalità definite dal Regolamento Missioni.

Terminata la missione

Conclusione della missione e richiesta di rimborso

Al termine della missione, è necessario registrarne l'effettivo svolgimento sull'applicativo seguendo questi passaggi:

1. Aggiornamento dei dati temporali

Cliccare sull'icona dell'aereo per aprire il pannello di chiusura missione.
Inserire le date e gli orari reali di inizio e fine della trasferta.
In caso di variazioni rispetto all'autorizzazione iniziale, è possibile (ma facoltativo) specificarne il motivo nel campo "Motivazione".
Per modificare date o orari di una specifica destinazione, utilizzare l'icona di modifica (matita) posta a fine riga.

2. Scelta della modalità di chiusura

Dopo aver verificato i dati, il sistema offre due opzioni:

COMPILA RIMBORSO: da selezionare se sono state sostenute spese per le quali si richiede la restituzione.

Lo stato della pratica passerà a "Effettuata".
Il sistema aprirà automaticamente il pannello per l'inserimento delle spese a consuntivo.

INVIA SENZA RIMBORSO: da selezionare se non vi sono spese da rendicontare.

Dopo la conferma, lo stato della richiesta diventerà "Effettuata senza rimborso".
Attenzione: Una volta scelta questa opzione, non sarà più possibile modificare la richiesta.

In tal caso, è necessario avvisare l'Ufficio Missioni affinché possa svincolare i fondi precedentemente accantonati.

Come procedere per ottenere l'assistenza sanitaria nei paesi extra-UE durante la missione

La procedura principale non è gestita direttamente dall'Università, ma richiede un'interazione tra il dipendente e l'Azienda USL Toscana Centro.

1. Procedura per l'Assistenza Sanitaria (Paesi Extra-UE)

Per le missioni fuori dall'Unione Europea, la Tessera Sanitaria Europea (TEAM) non è valida. Il dipendente deve ottenere un'attestazione specifica per garantire la copertura o il rimborso delle spese sanitarie urgenti.

Cosa deve fare il dipendente:

Scaricare il Modulo specifico: È necessario compilare il modulo per la richiesta di assistenza sanitaria nei paesi extra-UE (spesso indicato come modulo per "viaggi per motivi di lavoro").
Inviare la documentazione: Il modulo, debitamente compilato, deve essere inviato via email all'Ufficio Stranieri della USL di Firenze al seguente indirizzo:

Email: ufficiostranieri.firenze@uslcentro.toscana.it
Documenti da allegare:

Copia di un documento di identità in corso di validità.
Copia dell'autorizzazione alla missione (scaricabile dall'applicativo U-WEB Missioni dopo l'approvazione del Direttore).

2. Risorse Utili e Verifiche Preliminari

È consigliabile consultare preventivamente la guida ufficiale per conoscere esattamente cosa copre il SSN nel paese di destinazione:

Guida "Se parto per...": Il portale del Ministero della Salute permette di selezionare il paese di destinazione e il profilo (es. "lavoratore in distacco") per sapere se esistono convenzioni bilaterali o se è necessaria un'assicurazione privata integrativa.
Copertura Assicurativa d'Ateneo: L'autorizzazione della missione su U-WEB garantisce automaticamente la copertura assicurativa per gli infortuni e la responsabilità civile verso terzi, ma non sostituisce l'assistenza sanitaria per malattie o prestazioni ambulatoriali ordinarie/urgenti in paesi non convenzionati.

3. Consigli Operativi per l'Amministrativo

Tempistiche: Si consiglia di inviare la richiesta alla USL almeno 10-15 giorni prima della partenza per assicurarsi di ricevere l'attestato in tempo.
Trattamento Alternativo (TAM): Se la missione è di lunga durata o in paesi con costi sanitari elevati, ricordi al collega che è possibile richiedere il "Trattamento Alternativo di Missione" (diaria forfettaria) in fase di autorizzazione, se previsto dal budget del fondo utilizzato.
Conservazione documenti: Al rientro, per eventuali rimborsi di spese sanitarie anticipate (laddove previsto), il dipendente dovrà presentare i giustificativi originali e l'eventuale certificazione medica tradotta.

In Sintesi:

Per la missione extra-UE, si deve inviare a ufficiostranieri.firenze@uslcentro.toscana.it il modulo USL insieme all’autorizzazione missione firmata e al documento d'identità, così da ottenere la copertura sanitaria estera.

Link al modulo per ulteriori informazioni e modulo Asl Toscana Centro: https://www.uslcentro.toscana.it/index.php/altri-servizi/assistenza-italiani-all-estero-e-stranieri-in-italia/2002-assistenza-italiani-all-estero/38994-art-15-dpr-618-80-per-familiari

Normativa

Riferimenti Normativi e Regolamenti

1. Regolamentazione di Ateneo (UniFI)

Questi sono i documenti fondamentali che disciplinano le missioni per tutto il personale dell'Ateneo:

Regolamento per le missioni e il rimborso spese: Il testo ufficiale che stabilisce modalità, massimali e criteri di rimborso.
Linee guida al Regolamento Missioni: Documento operativo che chiarisce l'applicazione pratica del regolamento (spesso disponibile nella stessa sezione o nell'area riservata del portale procedimenti).

2. Normativa Fiscale e Tracciabilità

Per quanto riguarda gli aspetti fiscali e l'anticipo/rimborso delle spese, i riferimenti principali sono:

Tracciabilità dei flussi finanziari (Legge 136/2010): Fondamentale per i pagamenti della Pubblica Amministrazione. Testo su Normattiva.
TUIR - Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Art. 51, comma 5): Disciplina il trattamento fiscale dei rimborsi spese (trasferte fuori dal comune sede di lavoro). Dettaglio Art. 51 TUIR.
Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD): Per la dematerializzazione degli scontrini e delle fatture elettroniche. Sito ufficiale CAD.

3. Altri Riferimenti Pertinenti

Circolari dell'Agenzia delle Entrate: In particolare la Circolare 1/E del 2018 riguardante la documentazione delle spese di vitto e alloggio.
Decreto Legge 78/2010 (Art. 6, comma 12): (Sempre da verificare per eventuali deroghe attuali) che ha soppresso l'indennità di trasferta per i dipendenti contrattualizzati, lasciando solo il rimborso delle spese documentate (sistema analitico).

Modulistica

https://intranet.unifi.it/it/ricerca/missioni-progetti-gestiti-centralmente

Domande Frequenti (FAQ) - Missioni e Trasferte

Ultimo aggiornamento

20.01.2026