Dipartimento AmministrazioneMissioniPrima di partire

Prima di partire

Le richieste di autorizzazione devono essere inoltrate, preferibilmente con almeno 5 giorni di anticipo rispetto alla partenza, tramite l’applicativo U-WEB MISSIONI. L’accesso è riservato al personale dipendente o equiparato in possesso delle credenziali di Ateneo.

Nel modulo online è necessario specificare:  

• Località della missione: deve trovarsi a una distanza superiore a 10 km dalla sede di servizio. Nota: per località raggiungibili in meno di 90 minuti non è previsto il rimborso delle spese di alloggio.
• Oggetto della missione: fornire una descrizione dettagliata, indicando l’Ente o l’Azienda ospitante;
• Durata prevista: indicare giorno e ora di inizio e fine missione (la durata complessiva non può essere inferiore a 4 ore).
• Copertura finanziaria: indicare l'importo presunto, l'assegnatario del budget e il fondo su cui graverà la spesa (selezionando la voce "fondi di progetto").

Nota importante: Prima dell'inserimento, è necessario verificare con il personale amministrativo di essere formalmente inseriti nel progetto di ricerca. In caso contrario, il progetto non apparirà nel menu a tendina e la procedura non potrà essere completata.

• Mezzo di trasporto: specificare il mezzo utilizzato. L’uso di mezzi straordinari (mezzo proprio o taxi extraurbano) deve essere accompagnato da un’idonea motivazione. Attenzione: È fatto divieto assoluto di utilizzare il mezzo proprio senza preventiva autorizzazione. In nessun caso è consentita l’autorizzazione a ratifica.

Attenzione: Per motivi assicurativi la richiesta di autorizzazione deve essere effettuata sempre, anche in caso di missione che non prevede costi o prevede costi a carico di altro ente.

• Casi particolari: i dottorandi del ciclo in corso dovranno utilizzare la modulistica cartacea (disponibile anche online) fino all’effettivo stanziamento dei fondi di dottorato.
• Nota bene: tra gennaio e la metà di febbraio, le richieste di autorizzazione inserite nel gestionale non riceveranno il visto contabile (necessario per la copertura finanziaria), fino alla chiusura delle operazioni di migrazione del bilancio. Tali operazioni si concludono solitamente entro il mese di febbraio; fino ad allora, le richieste resteranno regolarmente caricate ma in attesa di validazione.

Richiesta di anticipo

La richiesta di anticipo deve essere effettuata contestualmente all'inserimento dell'autorizzazione, selezionando la casella "Richiesta anticipo" nel menu a tendina "Spese a preventivo".

• Cosa può essere anticipato: spese di viaggio, alloggio e quote di iscrizione a convegni.
• Documentazione necessaria: è obbligatorio allegare i preventivi o i giustificativi di spesa nella sezione "Dettaglio spese" dell'applicativo.

Trattamento economico per missioni all'estero

In alternativa al rimborso analitico (documentato), il personale dipendente in missione all’estero può richiedere, oltre al rimborso delle spese di viaggio, una somma forfettaria. Tale importo è determinato secondo la Tabella 5 del Regolamento Missioni ed è soggetto a tassazione. La tabella dei paesi è presente nelle Linee Guida del Regolamento Missioni

Flusso di approvazione

Si specifica che l'autorizzazione del Responsabile del Progetto (copertura finanziaria) e quella del Direttore di Struttura (autorizzazione istituzionale) sono procedure disgiunte. I due soggetti possono pertanto approvare la richiesta in momenti diversi, senza un ordine di precedenza vincolante. Una volta ottenuta l’approvazione del Responsabile del Progetto e del Direttore di Struttura, l’Ufficio Missioni provvede all'apposizione del visto amministrativo (verifica della documentazione) e di quello contabile (attestazione della copertura finanziaria).